Retningslinjer, vi følger

Vi ønsker i vores kommunikation at vise gennemsigtighed om vores processer og åbenhed om vores strategier, aktiviteter og bevillinger.

Kommunikationsafdelingens primære mål er at understøtte uddelingsområdernes strategier og mål om at nå de bedste ansøgere og få de bedste ansøgninger. Vi stiller gerne op til interviews og kommentarer om vores virke – men i virkeligheden ønsker vi snarere, at det er målet for vores handlinger, der er i fokus, dvs. vores bevillingsmodtagere, deres projekter, dagsordener og resultater.

Kommunikationsafdelingen skal sørge for en proaktiv kommunikation af fondenes virke gennem relevante kanaler samt betimelig og responsiv betjening af medier og andre interessenter.

Direktøren tegner fonden udadtil – undtagen mht. investeringsporteføljen, hvor det vil være investeringsdirektøren. I specielle tilfælde, fx vedrørende delejerskabet af VKR Gruppen eller helt særlige projekter, kan det også være fondens bestyrelsesforperson. På programniveau eller i tilfælde, hvor den faglige indsigt i politik, programmer og projekter er central, vil det dog typisk være programchefer, der udtaler sig.

Kommunikationschefen er primær kontaktperson for emner vedr. presse- og kommunikationsstrategi.

Vi ønsker at sikre transparens om vores daglige arbejde. Det gælder ikke mindst på området habilitet og dermed vores relationer til ansøgere, samarbejdspartnere, leverandører m.fl. Fondenes bestyrelser og arbejdsgrupper har derfor drøftet og vedtaget en række principper og retningslinjer, så både bestyrelsesmedlemmer, direktion, medarbejdere og sagkyndige følger almindelig praksis omkring habilitet.

Kort fortalt gælder følgende:

• Bestyrelsesmedlemmer, arbejdsgruppemedlemmer og sekretariatsmedarbejdere må ikke deltage i behandlingen af sager, hvor der foreligger en interessekonflikt i forhold til vedkommende.
• Bestyrelsesmedlemmer, medlemmer af vores arbejdsgrupper og sekretariatsmedarbejdere tager aktivt stilling fra sag til sag, hvis der er en relation til en ansøger eller en sagkyndig. Derfor deltager de ikke ved behandling af og beslutning om en sådan sag.
• Bestyrelsen beslutter, hvilke sager som skal viderebehandles, og hvilke der skal bevilges. Direktion og fondsrådgivere deltager i sagsbehandlingen.
• Sagkyndige, der bistår med faglig bedømmelse af ansøgninger, bliver hver gang bedt om at redegøre for, om de er inhabile i forhold til konkrete ansøgninger.

Villum Fonden kan bruge funktioner, der anvender kunstig intelligens og lignende teknologier ("AI"), til at understøtte effektiv forberedelse og behandling af indkomne ansøgninger om uddeling af fondens midler samt til andre administrative opgaver. 

Fonden anvender ikke AI ved den endelige beslutning om uddeling til fondens formål, der i alle tilfælde undergår manuel behandling i bestyrelsen og relevante arbejdsgrupper og paneler/komiteer i fonden. Fonden anvender desuden ikke AI i forbindelse med ansættelsesprocesser.     

Fonden har implementeret følgende principper for anvendelsen af AI: 

Forsvarlig og bevidst anvendelse af AI

Fonden anvender udelukkende AI med henblik på en effektiv opfyldelse af fondens formål. Fonden anvender et forsigtighedsprincip ved brugen af AI, dvs. at AI ikke anvendes, hvis der er tvivl om, hvorvidt det vil stride imod fondens formål og interesser eller hensynet til ansøgeres og øvrige individers sikkerhed og rettigheder.  

Fonden er særlig opmærksom på, at medarbejdere og ledelse har en kritisk tilgang til anvendelsen af AI og at AI-genereret materiale og data aldrig anvendes uden at være undergivet menneskelig kontrol og validering.   

Fonden har implementeret interne procedurer og vejledninger for anvendelsen af AI i fondens arbejde. Fonden sikrer, at alle medarbejdere har det nødvendige niveau af AI-færdigheder til at anvende fondens AI-systemer på en sikker måde.

Fonden foretager løbende en vurdering af fondens AI-praksis og AI-systemer og tilpasser i nødvendigt omfang interne procedurer og vejledninger for anvendelsen af AI i fondens arbejde. 

Transparens 

Fonden anvender AI på en transparent måde, og det skal fremgå i fondens interne og eksterne kommunikation, hvis information eller materiale væsentligt er fremskaffet eller behandlet ved brug af AI. 

Sikkerhed og etik 

Villum Fonden ønsker i forbindelse med brugen af AI at opretholde et højt niveau af sikkerhed, og fonden anvender alene AI inden for rammerne af relevant EU og national lovgivning og på en etisk forsvarlig måde. Fonden lægger særlig vægt på, at AI ikke anvendes på en måde, der medvirker til at skabe eller opretholde diskrimination, stereotyper, bias eller anden usaglig forskelsbehandling. 

Fonden er også særligt opmærksom på at værne om fortrolige informationer, immaterielle rettigheder og privatlivet. 

Databeskyttelse 

Fondens brug af AI sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og inden for rammerne af fondens persondatapolitik for bevillingsansøgere og fondens interne retningslinjer. 

***

Har du spørgsmål til vores AI politik, er du velkommen til at kontakte os på info@villumfonden.dk